Privacy Policy

Ringphone privacy beleid.

Deze privacy verklaring werd opgesteld door Ringphone en handelt over de gegevens die verzameld worden via bedrijfswebsite(s) (www.ringphone.com) en via applicaties (uwAgenda, myOrganizer, afspraken modules) die worden ter beschikking gesteld aan klanten (dokters, zorgverleners,...)

2. Onze bedrijfsactiviteiten

We verzamelen enkel maar gegevens die wij nodig hebben om onze bedrijfsactiviteiten op de beste manier te kunnen uitvoeren. Onze activiteiten bestaan uit;

• Telesecretariaat;
• Medisch telesecretariaat
• Telesecretariaat voor vrije beroepen en bedrijven
• Subsidie voor uw telesecretariaat
• Telesecretariaat aan huis
• Telefoonpermanentie voor KMO’s
• Online agenda service
• Wachtdiensten en wachtrollen
• Beheerwebsite en CMS integratie
• Interactief gesproken menu
• 
  

3. Wat hebben we nodig?

Ons Beleid Bescherming Persoonsgegevens regelt het gebruik en de opslag van uw gegevens. Deze privacyverklaring beschrijft welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen zoals voorgeschreven in de General Data Protection Regulation.

Ringphone BV is een Verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die u (betrokkene) ons levert. We verzamelen de volgende soorten gegevens van u:
Via onze online afsprakentool, verzamelen wij

• Naam
• Voornaam
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• Email adres
• Een vrij veld voor opmerkingen of aanvullende informatie
• 
  

4. Hoe worden uw gegevens bij ons verzameld?

Het verzamelen van uw gegevens gebeurd bij ons op volgende wijzen;

• Via telefonisch contact met het telesecretariaat of met een klant van Ringphone
• Tijdens uw bezoek bij een klant van Ringphone (bv afspraak maken bij het secretariaat van uw dokter)
• Via afspraken widgets en modules op websites van klanten
• In het afsprakenformulier op onze website

5. Waarom hebben we uw gegevens nodig?

Alle persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor onze standaard bedrijfsvoering en uitoefenen van onze diensten. Dit ligt in lijn met artikel 6 van de GDPR die het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke omschrijft.
We hebben uw persoonsgegeven nodig om u de volgende diensten te leveren:

• Het beheer van de agenda van onze klanten
• Professioneel contact via telefoon
• 
  

6. Digitale Media

Onze website, heeft als doel u op de hoogte te houden over onze bedrijfsactiviteiten en behaalde resultaten. Om onze website optimaal te laten functioneren, maken we gebruik van diverse technologieën die ons hierbij ondersteunen. Zoals onder meer cookies.
Wat zijn cookies?

Cookies en zijn vergelijkbare varianten zijn kleine informatiebestanden die op uw PC of smartphone/tablet, worden opgeslagen wanneer u onze website(s) bezoekt. Deze staan in voor het gebruiksgemak van onze site en apps te waarborgen.
Cookies hebben verschillende functionaliteiten;

• Noodzakelijke cookies dienen ervoor om onze website en applicaties op een kwalitatieve manier bruikbaar te maken
• De functionele cookies zorgen ervoor dat u een gepersonaliseerde surfervaring bekomt. Zoals bijvoorbeeld het bijhouden van login, wachtwoord en voorkeur instelling (taal, professional/particulier, …)
• Performantie cookies verzamelen voornamelijk gegevens over het gebruik van onze website en applicaties, zoals onder meer het aantal bezoekers en op welke pagina’s bezoekers vooral veel tijd op doorbrengen. Op basis van deze informatie zijn we in staat om doelgericht onze website en applicaties te optimaliseren en de gebruikerservaring te verbeteren/personaliseren. Om deze resultaten te analyseren gebruiken wij onder meer Google Analytics,
• 
  

Indien u deze cookies niet wenst te gebruiken, kan u deze op elk moment uitschakelen in de internetbrowser die u gebruikt voor uw surfopdrachten. Deze opties zijn normaliter terug te vinden onder de rubrieken “Help” of “Internetopties”.
Het aanpassen van cookie instelling kan er wel voor zorgen dat er een verminderd functioneren ontstaat op de websites die u bezoekt. Dit zowel via PC als via smartphone of tablet.

7. Hoe lang bewaren we uw gegevens

Wij bewaren uw gegevens zolang er een actieve samenwerking is tussen Ringphone BV en zijn klanten/leveranciers/… tot 5 jaar na dat de actieve samenwerking plaats vond. Na deze periode, zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd uit onze systemen. Indien u reeds vroeger uw gegevens wenst te laten verwijderen, zonder de wettelijk bepaalde termijnen te schenden, kan u dit steeds verzoeken door ons te contacteren per mail via privacy@ringphone.be.

8. Overdracht naar derden

De gegevens die u bij ons achterlaat zullen niet worden verkocht of verhuurd aan derde partijen of partijen die geen deel uitmaken van Ringphone bvba. Indien wij het opportuun achten om uw gegevens door te geven aan andere partijen, dan zullen wij hier aan voorafgaand toestemming vragen en u inlichten over welke gegevens wij hiervoor zullen overdragen.

Indien we bij Ringphone BV gebruik maken van externe verwerkers, zal de overdracht van gegevens telkens worden bepaald in een verwerkersovereenkomst. Zo zal worden bepaald dat verwerkers nooit op eigen initiatief uw persoonsgegevens op hun beurt verder zullen gebruiken.

9. Minimale gegevensverwerking

De persoonsgegevens die wij verzamelen zijn correct en dienen enkel voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor onze bedrijfsactiviteiten.

10. Automatische verwerking & profiling

Ringphone BV doet niet aan profiling, tevens gebeurt er geen volledige automatische verwerking van uw persoonsgegevens die een profiel schetsen van u.

11. Hoe beveiligen we nu al deze gegevens?

We treffen de nodige maatregelen op zowel technisch als organisatorisch vlak. Op technisch vlak zorgen wij er onder meer voor dat onze toestellen van de medewerkers zijn geencrypteerd, we werken met een degelijk wachtwoordbeleid, en een correcte bepaling van de rechten voor onze gebruikers, zodoende de juiste persoon enkel toegang heeft tot de gegevens die ze moeten zien. De lokalen waar de gegevens bewaard worden zijn voorzien van een toegangscontrolesysteem. Op organisatorisch vlak hebben wij verschillende procedures en richtlijnen uitgeschreven die van toepassing zijn op de hele organisatie. Daar bestaan onder meer het informatieveiligheidsbeleid en duidelijke richtlijnen inzake de verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

12. Wat zijn uw rechten?

Uw rechten als betrokkene zijn;

• Recht op inzage
• Recht op wijziging van gegevens
• Recht op gegevenswissing
• Recht op dataoverdracht
• Recht van bezwaar
• Recht op beperking van de verwerking

I

n het geval dat u een klacht heeft over hoe wij uw persoonsgegevens hebben behandeld, neem dan contact op met de DPO of Informatieveiligheidscoördinator via privacy@ringphone.be of schriftelijk naar Ten Briele 12/9 – 8200 Brugge. Onze zaakvoerder zal uw klacht bekijken en samenwerken met u om de zaak op te lossen.


Indien u nog steeds vindt dat uw persoonsgegevens niet juist zijn behandeld volgens de wet, neemt u dan contact op met de Privacy Commissie – Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T: 0032 2 274 48 00 of commission@privacycommission.be en dient u een klacht in bij hen.